La communication, un des éléments essentiel à une bonne gestion de projets

Selon le PMI, un gestionnaire de projets passerait 90% de son temps à communiquer. Après avoir observé ma semaine dernière, je constate que j’ai effectivement passé au moins 80% de mon temps à communiquer (incluant le temps de préparation de présentation ou de statut de projet) et à gérer l’humain.

Il y a plusieurs sites traitant de la communication et vous trouverez rapidement des formations sur les communications. Le but de cet article est de vous conscientiser au fait qu’il est primordial d’adapter notre style de communication selon notre interlocuteur, la situation, l’équipe et même selon l’organisation.

 

Concepts de base de la communication

Même si le gestionnaire de projets est central et est souvent une personne énergique et dynamique, je crois que les concepts de base suivants sont pertinents :

• Savoir écouter activement
• Parler au bon moment
• Regarder et analyser le non verbal
• Être accessible (pas toujours facile)
• Inspirer le respect et la confiance
• Être ouvert d’esprit
• Permettre la rétroaction et la collaboration

 

Qui sont les interlocuteurs d’un gestionnaire de projets?

 Regardez ci-dessous la liste des différents interlocuteurs d’un gestionnaire de projets (il m’en manque certainement). On comprend facilement pourquoi, il y consacre autant de temps et surtout pourquoi, il doit adapter son message :

• Haute direction
• L’équipe de projet
• Les experts métiers ou ressources ponctuelles sur le projet
• Le client (sponsor ou champion)
• Les représentants affaires (parfois plusieurs lignes d’affaires)
• Les collaborateurs d’autres projets (gestionnaires de projets ou ressources)
• Le bureau de projets
• Le directeur de programme et les autres gestionnaires de projets impliqués dans le programme (si applicable)
• Les gestionnaires des ressources assignées sur le projet
• Fournisseurs

En plus de chaque style de personne : les personnes techniques, les vice-présidents, les artistes, les analytiques, les introverties, les sensibles, etc.

 

Pourquoi le gestionnaire de projets doit-il communiquer si fréquemment?  

• Obtenir un statut juste et réel de l’avancement du projet
• Prendre le pouls du moral de l’équipe et du projet
• Donner l’heure juste à toutes les parties prenantes
• Éviter les malentendus
• Aligner toutes les personnes dans la même direction
• Éviter et régler les conflits
• Comprendre les enjeux

 

Comment j’adapte mes communications?

Avec mes différentes équipes de projets   

Pour les communications avec les membres de mon équipe,  j’adapte beaucoup mes communications selon la dynamique d’équipe, l’étape du projet et selon les points à traiter.

Il m’est déjà arrivé d’être sévère si je sentais qu’une personne ne prenait pas le projet au sérieux, ne me prenait pas au sérieux, manquait de respect ou voulait être le lead sur le projet (certains de mes anciens collègues vont savoir de qui je parle). Il ne faut pas hésiter à prendre sa place de gestionnaire. Vous êtes imputable de la réalisation du projet.

À l’inverse, je pense qu’une énergie positive et qu’une bonne ambiance de travail que ce  soit par des blagues, anecdotes personnelles ou selon votre propre sens de l’humour, permet de faire avancer le travail différemment et diminuer le stress. Idéalement, je commence une réunion par une blague, anecdote personnelle ou de prendre des nouvelles des ressources. Ça donne le ton à la rencontre. Évidemment, ceci doit être approprié et adapté à votre style ou à la situation.

En réunion et en équipe, les discussions franches sont importantes et évitent ainsi beaucoup de malentendus. Elles ne doivent pas être émotives ce qui est parfois difficile pour certaine personne. Par exemple, comme je suis une personne extravertie, j’avise mon équipe si je ne file pas une journée, sinon, ils ont l’impression que je suis fâché contre eux.

Comme nous avons un objectif pour chaque rencontre, ne pas hésiter à contrôler l’agenda de votre rencontre afin d’éviter les débordements, les règlements de comptes pendant la rencontre, les détails inutiles. Bref, tout un défi quotidien. Avoir un agenda facilite également les rencontres.

 

Communication avec la haute direction

Selon mon expérience, lorsqu’on communique avec la haute direction, il faut être capable de résumer et vulgariser le statut du projet. Normalement les hauts dirigeants n’aiment pas les détails (ça peut toujours varier).  Ils apprécient beaucoup les tableaux de bord avec des faits saillants et les principaux enjeux. J’ai une tendance personnelle à aller dans les détails et il m’est parfois arrivé de perdre mon audience. Je prépare maintenant 2-3 éléments-clés à discuter. Si vous les voyez utiliser leur téléphone pendant la rencontre, allez droit au but et changer votre approche.

En cas d’enjeux avec quelqu’un de leurs équipes ou quelque chose qui les touchent, n’hésitez pas à les aviser avant la rencontre. Personne n’aime être averti en direct devant ses collègues. Dépendant du gestionnaire, je prends souvent quelques minutes avec un comité directeur pour valider la présentation avec eux  ou je demande à quelqu’un de leur équipe de le faire surtout s’il y a des sujets délicats et politiques. Ils vont apprécier cette validation. Vous trouvez que c’est trop de précaution? C’est peut-être ce qui fera votre marque distinctive.

Communication avec le « sponsor » ou champion

Lorsque je commence un nouveau projet, je valide toujours avec mon sponsor, quelles sont ses attentes pour les communications? Veut-il un statut par courriel hebdomadaire? Veut-il des rencontres planifiées hebdomadaires? Etc. Malgré tous les styles différents que j’ai rencontré, ils apprécient tous un petit coup de fil lorsqu’il y a un problème pouvant les affecter. Il faut savoir les impliquer au bon moment. Un tableau de bord sommaire et à jour sera grandement apprécié. Après, c’est à vous de vous ajuster à son style (plus autoritaire, non disponible, contrôlant, etc.). Avec la pratique, on voit certains « patterns » et on développe la stratégie de communication qui est appropriée.

 

Communication avec le bureau de projets ou votre patron 

Souvent les gestionnaires du bureau de projets sont débordés et ne peuvent pas aller dans les détails. Si vous avez des rencontres hebdomadaires récurrentes, bravo. Souvent, ce n’est pas le cas et j’ai pu constater que les gestionnaires apprécient grandement un courriel ou une petite visite si un enjeu ou un risque important est sur le point de se matérialiser. Ils veulent être au courant.

 

Comment gérer nos communications avec un fournisseur?

 Dans certains projets, les fournisseurs sont une partie importante et critique dans la livraison de vos projets. J’essaie d’avoir une relation honnête et directive avec celui-ci. Dès le départ, j’essaie de voir la maturité du gestionnaire de projets et de la firme. J’indique dès le départ mes attentes (communication aux semaines, feuille de temps, etc.). Vous êtes le client et vous devez mener le bal. Même si je suis débordé, je mets toujours par écrit les prochaines étapes et les points en suspens (même si un simple courriel). J’essaie également d’avoir des points de suivi en cours de projet. Si possible, quelques rencontres en face-à-face sont toujours facilitantes comme base de relations par la suite.

 

Communication formelle essentielle

 Idéalement aux 2 semaines ou sinon à mensuellement, je suggère d’envoyer un statut du projet formel à l’équipe et aux principaux intervenants. Ça évite ainsi les malentendus et ça permet de rassurer la direction. J’utilise une forme de tableau de bord très simple et standard. Ça permet également aux ressources du projet de voir l’avancement du projet et de voir l’ensemble du projet. Souvent les ressources sont dans leurs silos et ils ne voient pas la globalité du projet. Lors des rencontres d’équipe, je peux revenir sur certains points afin de clarifier les points en suspens ou les enjeux.

 

Situation complexe : Communication pendant une livraison en situation de stress

Malheureusement, il arrive souvent que l’équipe et vous-même soyez en situation de stress. L’attitude et l’approche du gestionnaire de projets sont primordiales. Voici quelques propositions expérimentées :

• Effectuer des rencontres plus courtes et plus fréquentes. Ceci permet de s’ajuster et d’être au courant des problèmes rencontres et de voir les enjeux et l’avancement du projet
• Prenez le temps de rire un peu et de faire de l’humour. Votre équipe et vous-même avec beaucoup de pression, Ca relâche le stress et crée une synergie d’équipe
• Faire la liste des choses qui sont positives
• Laissez votre équipe respirer et faites confiance mais soyez disponible
• Gérer les gestionnaires et essayer de limiter le stress à votre équipe (protégez-les)

 

En conclusion

La communication est indispensable à la réussite d’un projet, mais elle peut devenir envahissante en raison du nombre important d’interlocuteurs à prendre en compte. Il faut donc viser à être efficace et pertinent. Oubliez le chef de projets qui est dans sa tour d’ivoire à faire des statuts par courriel. Vous êtes le centre de la communication. Même si votre projet a des enjeux majeurs, mieux vous gérerez vos communications, plus facile sera le projet.

Et vous, qu’en pensez-vous? Quels sont vos trucs pour adapter vos communications?

N’hésitez pas à me partager vos commentaires sur le sujet.

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