Comment effectuer une planification réaliste?

Vous trouverez plusieurs livres, vidéos et formations sur les méthodes techniques de préparation d’une planification avec des outils, mais mon objectif est plutôt de vous partager mon expérience avec des trucs que vous ne trouverez pas dans la théorie.

Rôles et importance d’une bonne planification   

Effectuer une bonne planification initiale est critique pour vous car une fois l’engagement effectué sur une date de livraison, il est très difficile de la changer et ce même si vous indiquez que la date peut varier, nos parties prenantes vont rester avec cette date en tête.

Sachez qu’une planification initiale ne sera jamais respectée intégralement dans les détails. Une planification est vivante, flexible et s’adapte au parcours du projet.

Un des rôles primordiaux de la planification est de servir de « plan de navigation pour un capitaine de bateau ». Elle permet de voir où nous devions être rendus à une période donné et de réviser la stratégie en cas de tempête (conflits, clients difficiles), de bris mécanique (problème technique, changement de besoins) ou de rencontre avec des bateaux pirates (perte de ressources). Grâce à celle-ci, vous saurez que vous êtes en retard.

Elle nous permet également de voir des opportunités ou raccourcis par exemple de donner du travail à une autre ressource car nous comprenons les prochaines étapes à venir.

 

Comment effectuer une planification réaliste? 

Voici les étapes de base pour effectuer une planification (je fais ici un survol très rapide, car il y a beaucoup de documentations disponibles sur le web)

  1. Comprendre la portée, les livrables et les attentes de la direction
  2. Découper le projet en phases et en tâches (petites étapes)
  3. Estimer les efforts pour chaque tâche et non la durée
  4. Définir un ordonnancement des activités et les interdépendances
  5. Assigner les ressources requises pour effectuer chaque tâche
  6. Ajouter une marge d’incertitude
  7. Comprendre le chemin critique

 

Facile à dire, mais voici quelques conseils pour effectuer les activités ci-dessus  

Comme la plupart du temps, le gestionnaire de projets n’est pas un expert, les mots d’ordre sont : rassembler, écouter, questionner, écouter, comprendre et écouter. Détecter rapidement les joueurs clés qui comprennent bien le projet et qui ont des connaissances et faites-le parler (inviter le même à dîner).

Pour ma part, je commence par faire l’exercice toute seule selon ma propre compréhension du dossier. Ensuite, je rencontre les personnes-clés de l’équipe. J’explique le projet et ma compréhension des attentes par les lignes d’affaires et par la direction. Je leur demande de faire la liste des activités requises pour eux chacun de leur côté et je les écoute. Je consolide le tout et après, on refait une session de revue globale ensemble. Finalement, j’ajuste le tout selon leurs commentaires.

Si le temps le permet, je demande aux ressources de faire 3 estimations:

  • Estimé 1 : Estimation des efforts sans problème (optimiste)
  • Estimé 2 : Estimation des efforts avec quelques problèmes (réaliste)
  • Estimé 3 : Estimation avec des personnes juniors et plus de problèmes (pessimiste)

Je fais par la suite la moyenne et cela donne souvent une très bonne estimation et des bons arguments pour « vendre » la date de livraison (qui est toujours trop loin pour les gestionnaires et les clients).

Une autre façon intéressante est de faire du « rétroplanning ». Comme nous avons souvent des dates prédéterminées par la direction, j’effectue une planification à rebours. C’est-à-dire que je pars de la date de fin et avec les efforts et l’assignation des ressources, je planifie le projet à rebours. Je vois donc ainsi la date à laquelle le projet doit commencer. Sinon, combien de ressources je dois ajouter. C’est intéressant mais pas souvent écouté.

 

Pièges à éviter

On pense souvent aux activités des membres de notre équipe, mais quelles sont les activités de nos parties prenantes (partenaires d’affaires, approvisionnement, juridique, architecte, fournisseur, etc.)? C’est souvent, ces activités dont nous n’avons pas le contrôle qui nous cause des problèmes. Vous devez demander à ces experts quelle est la durée requise pour effectuer son livrable? Nous avons tendance à réduire le temps requis, mais c’est presque toujours ceci qui fait mal au projet. Petit conseil : ajouter une contingence de durée. Par exemple 4 semaines en attente de signature du contrat. Malheureusement, cette contingence sera presque toujours utilisée.

Lorsque vous avez un fournisseur comme point central pour la livraison de votre projet, leur implication est primordiale dans la planification et les suivis sont souvent complexes et sources de conflit. Voici quelques suggestions afin de minimiser les risques d’écarts :

  • Effectuer la planification avec eux
  • La revoir ensemble afin que vous ayez tous une même compréhension
  • Si possible ajout de la planification dans l’entente de service ou le contrat.
  • Obtenir un engagement écrit et par courriel (incluant la planification détaillée).
  • Inclure dans la planification des livrables intermédiaires afin de valider l’avancement en cours de projet (exemple : démonstration en cours de développement, révision de la documentation technique, prototype, livraison par phase, etc.)

Une planification doit se faire en équipe afin de responsabiliser les membres de l’équipe sinon la responsabilité revient uniquement au gestionnaire de projets. Le pourcentage d’assignation des ressources doit être réaliste. Ne jamais mettre 100% d’assignation car il y a toujours des absences, rencontres de département, etc.

Souvent, il y a une personne-clé qui aime faire des planifications et qui a une bonne vue globale du projet. N’hésitez pas à aller discuter avec cette personne souvent et d’une façon informelle pour avoir son opinion.

 

À ne pas oublier :

En informatique, on oublie ou sous-estime souvent des tâches très importantes et critiques telles que les tests, la correction d’anomalie, la documentation et surtout le support post-implantation. Ces activités sont critiques pour la qualité de la livraison.

L’ajout de marge est essentiel. Je suis certaine que tous les gestionnaires de projets expérimentés s’ajoutent une petite marge selon la complexité du projet, leurs clients, les ressources, etc. J’ajoute une marge en durée (pour la date) ainsi qu’une marge en effort pour le budget.  Cela évite beaucoup de stress et permet d’arrimer au bon port en un seul morceau.

 

Avant de débuter la planification, il faut avant tout comprendre les objectifs d’affaires et les attentes des parties prenantes. Ainsi, même si vous avez la plus belle planification mais qu’elle ne respecte pas les attentes de nos gestionnaires, notre date de livraison sera rejetée. Dans plus de 50% de mes projets, j’ai déjà des dates de préétablies avant mon arrivée. Lorsque je planifie, j’oublie cette date pour quelques heures, mais avant de présenter la date estimée, je valide la nouvelle date et s’il y a des écarts, je demande si la date est immuable, si l’on peut diminuer la portée ou ajouter des ressources, etc.

 

En résumé :

Définir une planification réaliste est primordial, mais il faut s’attendre à des évolutions. Plusieurs techniques d’estimation sont disponibles en ligne, mais le message à retenir est Écouter vos ressources et ne pas hésiter à poser des questions afin de comprendre votre projet.

Vous devez être en maîtrise de votre planification. En tout temps, vous êtes le chef de navire en mer. Vous contrôlez votre itinéraire tout en étant prêt à faire des ajustements si requis. C’est votre rôle de leader. Mieux vous comprenez votre projet, mieux vous pouvez réagir, être proactif et vous aurez la confiance de toutes vos parties prenantes.

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